Eintragungsverfahren

Anmeldung

Für die Eintragung sind die von den anmeldungspflichtigen Personen unterzeichnete Anmeldung sowie die gesetzlich geforderten - je nach Rechtsform unterschiedlichen - Belege einzureichen. Die Anmeldungsunterschriften (wenn sie uns nicht schon in beglaubigter Form vorliegen) sowie die Unterschriften der einzutragenden Zeichnungsberechtigten müssen amtlich beglaubigt sein. Die Einzelheiten zum Eintragungsverfahren sind im Obligationenrecht (OR) und insbesondere in der Handelsregisterverordnung (HRegV) geregelt.
Sie können die Anmeldungsunterlagen an unserem Schalter (Schöntalstrasse 5, 8001 Zürich) abgeben oder uns per Post (Handelsregisteramt Kanton Zürich, Postfach, 8022 Zürich) zustellen.

Prüfung durch das Handelsregisteramt

Die Anmeldung und die Belege sind durch das Handelsregisteramt auf Vollständigkeit und Gesetzmässigkeit zu prüfen (Art. 940 OR). Geprüft wird beispielsweise, ob in den Unterlagen alle erforderlichen Originalunterschriften enthalten sind, ob die Unterschriften der Anmeldenden und der neu einzutragenden Zeichnungsberechtigten amtlich beglaubigt sind sowie ob die Belege - insbesondere die Statuten von juristischen Personen - den gesetzlich geforderten Mindestinhalt aufweisen und nicht gegen zwingende gesetzliche Vorschriften verstossen.

Eintragung und Publikation

Sind die Anmeldungsunterlagen vollständig und gesetzeskonform, erfolgt der Eintrag im kantonalen Handelregister. Der Eintragungstext wird an das Eidg. Amt für das Handelsregister, in Bern, zur Genehmigung weitergeleitet. Dieses erteilt die Zustimmung etwa nach ein bis zwei Arbeitstagen und ordnet gleichzeitig die Publikation der Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) an. Diese erfolgt in der Regel etwa eine Woche nach dem Eintrag im kantonalen Register.
Auf Wunsch stellen wir Ihnen gegen die entsprechende Gebühr einen Handelsregisterauszug zu. Es kann auch bereits vor der Publikation der Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt eine Eintragungsbestätigung verlangt werden, sofern das Eidg. Amt für das Handelsregister die Eintragung genehmigt hat.

Beanstandungen

Fehlen notwendige Belege, entsprechen sie nicht den geforderten formellen oder materiellen Vorschriften oder hat das Eidg. Amt für das Handelsregister eine Eintragung nicht genehmigt, so teilt dies das kantonale Handelsregisteramt den Anmeldenden umgehend mit. Es sind dann beispielsweise vergessene Formalitäten nachzuholen, Belege nachzureichen oder inhaltliche Mängel anlässlich von weiteren Sitzungen oder Versammlungen, die unter Umständen öffentlich zu beurkunden sind, zu bereinigen.

Empfohlene Vorabklärungen

Bei komplexeren Geschäften empfiehlt es sich, die Entwürfe durch das Handelsregisteramt vorprüfen zu lassen. Sie können uns die entsprechenden Dokumente jederzeit zukommen lassen. Die Vorprüfung dauert etwa eine Woche. Die Gebühren bewegen sich je nach Umfang der eingereichten Akten in Regel etwa zwischen CHF 200.– und CHF 300.– (inkl. MwSt), vorbehalten speziell aufwändige Prüfungen.
Sollte ein Fall besonders dringend oder komplex sein, und sind beim Handelsregisteramt entsprechende Kapazitäten vorhanden, kann um eine Task-Force-Vorprüfung ersucht werden. Diese kostet CHF 350.- pro Stunde und wird auf den im Voraus vereinbarten Termin vorgenommen.
Um feststellen zu können, ob Ihre geplante Firmenbezeichnung mit einer bereits im Handelsregister eingetragenen kollidiert bzw. bereits eine identische oder ähnliche Firma eingetragen ist, können Sie auf der Firmendatenbank des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister (Zefix) eine erste Prüfung vornehmen. Es empfiehlt sich dringend, vor jeder Neugründung oder Firmenänderung eine verbindliche Abklärung bzw. eine Firmenrecherche beim Eidgenössischen Amt für das Handelsregister in Auftrag zu geben (Rechercheauftrag). Bitte beachten Sie, dass eine Firmenbezeichnung nicht reserviert werden kann.