Elektronische Handelsregisteranmeldung

Elektronisches Eintragungsverfahren

Seit dem 1. Januar 2013 sind sämtliche Eintragungsgeschäfte beim Handelsregisteramt Zürich vollständig auf dem elektronischen Weg möglich. Dies bietet den eintragenden Unternehmen folgende Vorteile:

  • Physische Kopien und Ausdrucke von Unterlagen entfallen.
  • Handschriftliche Unterschrift entfällt.
  • Postkorrespondenz entfällt.
  • Ausstellung einer signierten Quittung über die Eingabe.
  • Sämtliche pendente Geschäfte (auch gegenüber anderen partizipierenden kantonalen Behörden) können mittels eines Login auf der Transaktionsplattform ZHservices eingesehen werden.

Registrierung bei ZHservices

Um das elektronische Eintragungsverfahren zu nutzen, müssen Sie sich zunächst auf der Transaktionsplattform ZHservices registrieren. Sollten Sie bereits ein ZHservices-Login besitzen (z.B. wegen der Nutzung anderer elektronischer Dienstleistungen des Kantons Zürich) entfällt dieser Schritt, und Sie können sich mit Ihrem Benutzernamen und dem Passwort anmelden.

Eine Anleitung zur Registrierung finden Sie unter folgendem Link:

Elektronische Handelsregisteranmeldung: Ablauf und Anforderungen

Der elektronische Anmeldeprozess läuft in folgenden Schritten ab:

1. Vorbereiten der Anmeldung und der Belege

Klären Sie aufgrund des entsprechenden Merkblattes ab, welche Belege in Ihrem Fall zusammen mit der Anmeldung einzureichen sind.

Legen Sie die Anmeldung und die Belege auf Ihrem Computer ab und lassen Sie diese mit den erforderlichen digitalen Signaturen versehen.

Die Dokumente müssen das Format PDF/A haben und mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehen sein, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer nach dem ZertES anerkannten Anbieterin basieren.

2. Bei ZHservices anmelden

Loggen Sie sich bei der Übermittlungsplattform "ZHservices" ein und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

3. Erfassen der Kontaktadresse, der Gebührenadresse und der Lieferadresse

Zuerst sind die Daten der Kontaktperson zu erfassen (muss nicht mit den anmeldenden Personen identisch sein). Weichen Gebührenadresse und Liederadresse für Bestellungen (z.B. Handelsregisterauszug) davon ab, sind diese zusätzlich zu erfassen.

4. Erfassen des einzutragenden Sachverhalts

Zuerst ist der anzumeldende Grundtatbestand (Neueintragung oder Mutation/Löschung) auszuwählen. Das Unternehmen, auf welches sich die Eintragung bezieht, ist durch die Angabe von Firmenbezeichnung, Rechtsform und Sitz zu identifizieren. Es besteht die Möglichkeit Bestellungen aufzugeben und weitere Informationen zur Anmeldung oder vertrauliche Mitteilungen zu übermitteln.

5. Hinzufügen der Belege und der Anmeldung

Belege: Fügen Sie Ihrem Geschäftsfall die gemäss Gesetz erforderlichen Belege hinzu, indem Sie diesen eine Belegbezeichnung zuweisen und mittels "Beleg hinzufügen" hochladen. Die Belege müssen das Format PDF/A aufweisen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sein, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 2003 über die elektronische Signatur (ZertES) beruht (bspw. mit einer SuisseID).

Anmeldung: Fügen Sie Ihrem Geschäftsfall eine Anmeldung hinzu, indem Sie die von Ihnen selbst erstellte Anmeldung mittels "Hinzufügen" hochladen. Die Anmeldung muss das Format PDF/A aufweisen und von den anmeldepflichtigen Personen (vgl. Art. 17 Handelsregisterverordnung; HRegV) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat und einem Zeitstempel einer nach dem ZertES anerkannten Anbieterin basiert, unterzeichnet sein (bspw. mit einer SuisseID).

Sofern gemäss Gesetz und Verordnung der Anmeldung zusätzliche Belege beigefügt werden müssen und diese die für die Eintragung notwendigen Informationen vollständig enthalten, so kann alternativ mit "Anmeldung erstellen" eine summarische Kurzanmeldung, welche auf die Belege verweist, generiert werden. Diese ist anschliessend elektronisch zu signieren und dem Geschäftsfall hinzuzufügen (hochzuladen). Diese Kurzanmeldung kann nicht für Einzelunternehmen oder Kollektiv- und Kommanditgesellschaften verwendet werden.

6. Angaben prüfen

Überprüfen Sie, ob alle von Ihnen erfassten Angaben vollständig und korrekt wiedergegeben werden.

7. Einreichen

Klicken Sie auf den Button "Einreichen". Damit wird die Anmeldung an das Handelsregisteramt Kanton Zürich übermittelt. Auf dem Bildschirm erscheint eine entsprechende Bestätigung.

8. Unsere Rückmeldungen

Sie erhalten an die in Ihrem Profil hinterlegte E-Mail-Adresse eine Mitteilung, sobald sich der Status der Geschäftsbearbeitung geändert hat, nämlich:

  • sobald die Anmeldung in Bearbeitung ist;
  • wenn die Eintragung vorgenommen wurde;
  • wenn die Eintragung im Schweizerischen Handelsamtsblatt publiziert wurde;
  • wenn die Anmeldung zur Ergänzung der Anmeldung und/oder Belege zurückgewiesen wurde;
  • wenn die Anmeldung ohne Eintragung als erledigt abgeschrieben wurde.

Wie erstelle ich eine PDF/A-Datei?

PDF/A-Dateien können Sie mittels spezieller Software oder aus einem Microsoft-Word-Dokument mittels der "Speichern unter ..."-Funktion (unter Auswählen der entsprechenden Option) erstellen.

Was ist eine elektronische Signatur? Was ist ein qualifiziertes Zertifikat?

Elektronische Handelsregisteranmeldungen und -belege müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sein, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 2003 über die elektronische Signatur (ZertES) beruht.

Ein elektronisches Zertifikat ist eine Art “elektronischer Identitätsnachweis”, mit dem man sich online identifizieren, Daten und Dokumente verschlüsseln und elektronisch signieren kann. Ein anerkanntes Mittel für die elektronische Signatur und Zertifikat ist z.B. die SuisseID, welche von verschiedenen Anbietern bezogen werden kann.

Ein Zertifikat erhalten Sie bei den gemäss Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten:

Weitere Informationen zu Eintragungsgeschäften

Generelle Informationen zum Eintragungsverfahren finden Sie unter Informationen zu Eintragungen. Informationen zu den einzelnen Eintragungsgeschäften finden Sie auf den Dokumenten unter Formulare und Merkblätter nach Rechtsform.

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